Falhas na comunicação são principal motivo de fracasso nos projetos das empresas

Um recente estudo organizado pelo Project Management Institute Brasil (PMI) constatou que, para 76% das empresas o principal motivo para seus projetos fracassarem são falhas na comunicação. O problema é antigo, segundo o diretor do PMI-Rio Walther Krause: “não sabemos escrever bem, não falamos bem o que queremos e não nos relacionamos bem com todos os perfis existentes em um ambiente de projeto”. Para o também diretor do PMI-Rio e coordenador do estudo Américo Pinto, o que ajuda a integrar a equipe e reduzir essas falhas é a figura do gestor de projetos. Ainda de acordo com a pesquisa, 78% das organizações que montaram um setor de gerenciamento de projetos tiveram mais comprometimento da equipe com os resultados.

Entre as organizações ouvidas pelo estudo, 32% afirmam planejar sempre como farão seus projetos e 18% disseram que raramente adotam essa prática. Quase 60% não possui departamento dedicado para gerenciamento de projetos, mas 56% planejam implementar esse setor. Os segmentos que mais adotam o gerenciamento de projetos são Tecnologia da Informação (63%); Engenharia (35%); Produção e Operações (26%) e Recursos Humanos (15%). O estudo foi feito com 300 empresas de grande porte. Em entrevista exclusiva a Pequenas Empresas & Grandes Negócios, Américo Pinto diz porque o gestor de projetos é vantajoso também para os pequenos negócios.

Por que o gestor de projetos é importante?

Ele é um ponto de partida e também um integrador. Tem muita gente que imagina que gerenciamento de projetos seja voltado para grandes empresas, mas na prática isso não é verdade. Esse setor é útil para todos os portes. São os projetos que fazem com que uma empresa atinja seus objetivos estratégicos.

Mas qual seria sua real utilidade dentro de um pequeno negócio?

Uma empresa de pequeno porte que queira expandir tem que fazer isso por projetos. Se por um lado nas grandes empresas os projetos têm dimensão maior, nas empresas de menor porte eles serão menores, mas muito importantes porque os pequenos negócios não têm espaço para errar; ou têm muito pouco. É claro que um fracasso não é bom para ninguém, só que as grandes empresas têm "gordura" para queimar. Nas pequenas isso é menos evidente. Às vezes o empresário tem fôlego para uma tentativa só. Assim, os projetos tomam uma dimensão muito importante.

Como é feito o gerenciamento de projetos na maioria das empresas?

Em mais da metade não é feito, ou é feito de forma amadora, com base na intuição. Mas como em uma empresa menor o espaço para errar, como dissemos antes, é menor, é importante que haja profissionalismo.

De que área de formação deve ser o profissional que vai atuar com gestão de projetos? 

A área em si não é tão relevante. Cada vez mais, nos MBAs de gerenciamento existem profissionais de diversas áreas. Claro que depende da área em que a empresa está inserida, mas todas as profissões estão sujeitas a trabalhar com projetos. Em tecnologia de informação, por exemplo, é obrigação do profissional ter esse conhecimento de gestão. A área de formação dos profissionais é muito técnica, e é justamente por isso que há problemas de comunicação. Cerca de 90% das disciplinas de um MBA são técnicas. Poucos lidam com liderança e comunicação. Às vezes é melhor um profissional que seja um pouco mais fraco na técnica, mas que seja uma figura integradora.

A comunicação ineficiente é mesmo um dos maiores problemas para que os projetos deem certo?

Sim. Nós constatamos, em oito anos da existência de nossa pesquisa, que esse é o principal problema. Grande parte dessas falhas de comunicação decorrem, como eu disse antes, do fato de nossa formação ser muito técnica.

E qual o papel do gestor de projetos nesse cenário?

O gestor de projetos é um integrador. Essa é a lógica da boa prática de um profissional dessa área. Ele precisa organizar os perfis diferentes dentro de um projeto e fazê-los caminhar na mesma direção. Ele precisa fazer o negócio acontecer. Se pudéssemos estabelecer três passos para o caminho do gerente de projetos, seriam basicamente os seguintes: Estabelece-se a meta, define-se o problema ou objetivo, e então:

1. O gerente de projetos precisa envolver todas as pessoas que detêm conhecimento do problema e de tudo que vai ser feito. Entender que tipo de profissionais serão necessários;

2. Depois que ele sabe quais tipos de profissionais são necessários, precisa determinar quem vai se envolver com cada tarefa;

3. Explicar a meta ou problema e, a partir daí, controlar e acompanhar o andamento do trabalho. Ele é que vai fazer a equipe funcionar como um só organismo e é por isso que ele precisa ser um grande comunicador. O gestor de projetos precisa entender que a responsabilidade de comunicar é dele, por isso precisa definir como vai fazer isso - reuniões, newsletters, intranet, etc.